Gemeinsam mit Acronis für die Löwen

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Gemeinsam mit Acronis für die Löwen

Grünwalder Stadion, zwanzig Minuten vor dem Anpfiff, die Westkurve füllt sich. Für viele Menschen in München und im Umland ist das ein Ort mit Geschichte. Für meinen Kollegen in der Geschäftsführung, Christian und mich ist es vor allem der Ort, an dem wir seit unserer Kindheit einem Verein hinterherfiebern, der es seinen Anhängern selten leicht macht.

Ab der Saison 2026/27 unterstützen wir den TSV 1860 München als Sponsor. Zustande gekommen ist das Engagement gemeinsam mit Acronis, unserem Hersteller für Backup und Cyber Protection, über dessen Sportprogramm #TeamUp: https://acronis.sport

In diesem Beitrag erklären wir, wie das Sponsoring zustande kam, warum wir uns ausgerechnet in dieser Phase des Vereins dafür entschieden haben und was das Engagement für unsere Kunden bedeutet. Und was es ausdrücklich nicht bedeutet.

Was hinter dem gemeinsamen Sponsoring mit Acronis steckt

Acronis ist ein Hersteller für Datensicherung und Cybersicherheit, dessen Lösungen wir seit Jahren bei unseren Kunden einsetzen: Backup, Wiederherstellung nach Ausfällen, Schutz von Microsoft 365, Security Awareness Training. Seit rund acht Jahren betreibt das Unternehmen ein eigenes Sportprogramm, unter dem nach eigenen Angaben über 40 Sportorganisationen weltweit als Partner geführt werden, darunter Atlético Madrid, Manchester City und die San Francisco 49ers.

Für Partnerunternehmen wie uns gibt es innerhalb dieses Programms die Möglichkeit, ein Sponsoring bei einem Verein in der eigenen Region zu übernehmen. Acronis bringt dabei die Struktur und die Kontakte mit, wir bringen das Engagement vor Ort ein. Als Christian und ich gefragt wurden, welcher Verein für uns infrage kommt, mussten wir nicht lange überlegen.

Warum wir uns gerade jetzt engagieren

Die vergangenen Monate waren für den Verein die schwersten seit Langem. Am 3. Juni 2026 lief die Frist ab, bis zu der die Finanzierung für die 3. Liga nachgewiesen werden musste. Der Nachweis blieb aus, der Klub verlor die Lizenz und wurde in die Regionalliga Bayern zwangsversetzt. Wenige Wochen später folgte das Insolvenzverfahren über die bisherige Spielbetriebsgesellschaft. Zum 1. Juli 2026 nahm die neu gegründete Spielbetriebs-GmbH ihre Arbeit auf.

Der bisherige Hauptsponsor stieg unmittelbar nach dem Lizenzentzug aus. Andere Partner blieben, ein neuer Hauptsponsor wurde Ende Juli vorgestellt. Die Sponsorenwand füllt sich langsam wieder.

Genau in dieser Phase einzusteigen, war eine bewusste Entscheidung. Ein Engagement in der Regionalliga bei einem Traditionsvereins bringt weniger Reichweite als eines in der 3. Liga, das ist uns klar. Aber wir betreuen unsere Kunden auch dann, wenn es unangenehm wird, und nicht nur, wenn alles läuft. Bei einem Verein, an dem wir seit Jahrzehnten hängen, hätten wir es schwer erklären können, im Moment der Krise abzuwarten.

Was das Engagement für uns bedeutet

1. Regionale Verbundenheit, die zu uns passt

Wir sitzen in Mühldorf am Inn und betreuen Unternehmen, Schulen und Behörden in Südostbayern. Der TSV 1860 München ist für viele unserer Kunden und Mitarbeiter kein abstraktes Markenprodukt, sondern der Verein, mit dem sie aufgewachsen sind. Ein Sponsoring in Giesing ist für uns näher dran als jede überregionale Werbekampagne.

2. Sichtbarkeit außerhalb der IT-Fachwelt

IT-Dienstleister sprechen meistens mit IT-Verantwortlichen. Über den Verein erreichen wir Geschäftsführer, Handwerksbetriebe und Schulleitungen, die uns bisher nicht kannten. Wer uns über die Löwen wahrnimmt, verbindet mit unserem Namen zuerst etwas Persönliches und erst danach ein Angebot.

3. Ein Hersteller, der Sport seit Jahren begleitet

Dass Acronis nach eigenen Angaben über acht Jahre Erfahrung mit diesem Programm hat, war für uns ein Argument. Das Programm ist eingespielt, die Abläufe sind erprobt, und wir mussten das Konstrukt nicht selbst erfinden. Für ein Unternehmen unserer Größe ist das der Unterschied zwischen einer netten Idee und einem umsetzbaren Vorhaben.

4. Etwas, das man mit Kunden teilen kann

Zum Sponsoring gehören Spieltagsbesuche und Gästekarten. Ein Nachmittag im Stadion sagt über eine Zusammenarbeit oft mehr aus als der dritte Termin im Besprechungsraum. Wir werden diese Möglichkeit nutzen, um Kunden und Partner einzuladen.

Was das Sponsoring nicht ist

Ein Punkt, der uns wichtig ist, weil solche Meldungen leicht falsch verstanden werden: Es gibt zwischen uns und dem TSV 1860 München keine Technologiepartnerschaft. Wir sind nicht der IT-Dienstleister des Vereins, wir sichern keine Vereinsdaten und wir betreiben keine Systeme in Giesing. Unser Beitrag ist finanzieller Natur, verbunden mit den üblichen Werberechten.

Wir schreiben das so deutlich, weil in unserer Branche gern mit Vereinsnamen geworben wird, hinter denen dann doch nur ein Bandenplatz steckt. Bei uns steckt ein Bandenplatz dahinter, und mehr behaupten wir auch nicht.

Für unsere Kunden in Südostbayern ändert sich nichts

Unsere Arbeit läuft weiter wie bisher. Wir betreuen Unternehmen, Schulen und Behörden in Mühldorf, Altötting, Rosenheim, Traunstein, Landshut, Erding, im Rottal-Inn-Kreis und bis nach Passau. Dieselben Ansprechpartner, dieselbe Rufnummer, dieselben Reaktionszeiten aus den vereinbarten Service Level Agreements, kurz SLAs.

Was sich ändert: Sie werden unser Logo künftig an einer Stelle sehen, an der man ein Systemhaus aus dem Landkreis Mühldorf nicht unbedingt erwartet.

Fazit

Mit dem Sponsoring beim TSV 1860 München verbinden wir zwei Dinge, die bei uns ohnehin zusammengehören: die Zusammenarbeit mit Acronis, deren Lösungen bei unseren Kunden täglich im Einsatz sind, und eine persönliche Verbundenheit mit einem Verein, die bei Christian und mir älter ist als unser Unternehmen.

Der Zeitpunkt ist für den Klub kein einfacher. Uns war das bewusst, als wir zugesagt haben. Wir freuen uns auf die Saison in der Regionalliga Bayern, auf volle Ränge im Grünwalder Stadion und darauf, ein paar unserer Kunden dort zu treffen.

Möchten Sie wissen, wie wir mit Acronis Ihre Daten absichern? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie gut Ihr Backup im Ernstfall wirklich funktioniert. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch.

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Security Awareness Training

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Security Awareness Training: Der Faktor Mensch in Microsoft 365

Eine Buchhalterin bekommt am Dienstagnachmittag eine Nachricht: Ihr Microsoft-365-Passwort laufe in 24 Stunden ab, bitte hier bestätigen. Die Seite dahinter sieht aus wie die gewohnte Anmeldemaske. Sie gibt die Zugangsdaten ein, die Anmeldung schlägt scheinbar fehl, sie versucht es noch einmal über das Lesezeichen und kommt normal hinein. Der Vorgang ist nach einer Minute vergessen.

Drei Wochen später ruft ein Kunde an und fragt, warum die Bankverbindung auf der letzten Rechnung geändert wurde. Im Postfach liegt eine Regel, die alle Nachrichten mit dem Wort „Rechnung“ in einen selten geöffneten Unterordner verschiebt. Angelegt wurde sie an jenem Dienstag.

Solche Fälle laufen technisch fast unauffällig ab. Kein Schadcode, kein bekannter Absender auf einer Sperrliste, eine gültige Anmeldung mit korrekten Zugangsdaten. Der einzige Punkt, an dem der Angriff hätte auffallen können, war der Moment vor dem Klick. Genau dort setzt Security Awareness Training an.

Was Security Awareness Training bedeutet

Security Awareness Training ist die planmäßige Schulung von Mitarbeitenden im Erkennen und Melden von Angriffsversuchen. Es besteht aus zwei Teilen: kurzen Lerneinheiten zu einzelnen Angriffsmustern und simulierten Angriffen, die realistisch nachstellen, was im Alltag ankommt.

Der Vergleich mit dem Brandschutz trifft es gut. Brandschutztüren, Rauchmelder und Feuerlöscher sind Pflicht und wirken. Trotzdem übt jedes Unternehmen einmal im Jahr die Evakuierung, weil im Ernstfall entscheidend ist, dass Menschen wissen, was sie tun, und nicht erst nachdenken müssen. Die technische Ausstattung und die Übung ergänzen sich, keines ersetzt das andere.

Wichtig ist der Unterschied zur klassischen Jahresunterweisung. Eine einstündige Präsentation im Januar erzeugt Aufmerksamkeit für etwa zwei Wochen. Wirksam wird das Thema erst durch Wiederholung in kleinen Portionen über das Jahr verteilt.

Warum Technik allein an Grenzen stößt

Microsoft 365 filtert Spam und bekannte Schadsoftware zuverlässig. Bei der einzelnen, sauber formulierten Nachricht sieht es anders aus, und die Zahlen dazu sind eindeutig.

Der Verizon Data Breach Investigations Report 2026 wertet über 22.000 bestätigte Datenschutzverletzungen aus. In 62 Prozent der Fälle war der Faktor Mensch beteiligt, nach 60 Prozent im Vorjahr. Social Engineering steht für 16 Prozent der bestätigten Vorfälle. Bemerkenswert ist die Verschiebung der Kanäle: 41 Prozent der Social-Engineering-Vorfälle laufen inzwischen über andere Wege als E-Mail, etwa ein Viertel davon über Telefon oder soziale Netzwerke.

Das passt zu dem, was uns in der Praxis begegnet. Der Anruf des angeblichen Microsoft-Supports, die SMS mit der Paketbenachrichtigung, die Teams-Nachricht eines vermeintlichen Kollegen aus einem fremden Mandanten. Ein E-Mail-Filter sieht diese Wege nicht. Auch die Multi-Faktor-Authentifizierung hilft nur begrenzt, wenn Angreifer so lange Bestätigungsanfragen senden, bis jemand aus Genervtheit auf „Zulassen“ tippt.

Interessant ist noch eine Zahl aus demselben Bericht: Die mittlere Klickrate bei simulierten Phishing-Mails liegt bei rund 1,4 Prozent, bei Simulationen über Telefon und SMS dagegen bei etwa 2 Prozent. Bei einem Betrieb mit 50 Mitarbeitenden klingt das nach wenig. Für einen erfolgreichen Angriff reicht ein einziger Klick.

Wie ein Awareness-Programm im Mittelstand aufgebaut ist

Wir setzen Security Awareness Training mit Acronis als Managed Service um. Der Aufbau folgt in der Regel fünf Schritten.

1. Ausgangsmessung

Am Anfang steht eine erste Simulation ohne Vorankündigung an die Belegschaft, abgestimmt mit der Geschäftsführung und, wo vorhanden, dem Betriebsrat. Sie liefert eine Klickrate als Ausgangswert. Ohne diesen Wert lässt sich später nicht beurteilen, ob das Programm etwas bewirkt.

2. Kurze Lerneinheiten statt Jahresschulung

Die Schulungen kommen als Videos und Klickstrecken von drei bis fünf Minuten, etwa zwei- bis dreimal im Monat. Die Inhalte sind auf Rollen zugeschnitten: Die Buchhaltung bekommt Module zu Rechnungsbetrug und geänderten Bankverbindungen, die Geschäftsführung zu gezielten Angriffen auf Führungskräfte.

3. Simulationen über mehrere Kanäle

Simuliert wird, was tatsächlich ankommt. Neben Phishing-Mails gehören dazu QR-Codes in Anhängen, gefälschte Anmeldeseiten und Nachrichten über Messenger. Wer auf eine Simulation hereinfällt, landet sofort auf einer Erklärseite, die die Merkmale der Fälschung zeigt.

4. Ein Meldeweg ohne Schuldzuweisung

Der wichtigste Baustein kostet nichts: ein klarer Weg, um einen Verdacht zu melden, und die Zusage, dass niemand dafür Ärger bekommt. In Outlook lässt sich dafür eine Melden-Schaltfläche einblenden. Wer befürchtet, sich zu blamieren, meldet nicht, und dann vergehen Wochen bis zur Entdeckung.

5. Auswertung und Nachsteuerung

Einmal im Quartal schauen wir uns an, wie sich Klick- und Meldequote entwickelt haben und in welchen Bereichen es hakt. Nach etwa zwölf Monaten liegt die Klickrate in den von uns betreuten Umgebungen meist deutlich unter dem Startwert, die Meldequote steigt spürbar an.

Typische Fehler aus der Praxis

Drei Muster sehen wir immer wieder. Erstens wird die Ausgangsmessung übersprungen, weil das Ergebnis unangenehm werden könnte. Damit fehlt später jeder Beleg für den Nutzen des Programms.

Zweitens werden die Ergebnisse personenbezogen ausgewertet und in Teamrunden angesprochen. Das führt zuverlässig dazu, dass niemand mehr etwas meldet. Wir werten auf Abteilungsebene aus und besprechen Einzelfälle nur mit den Betroffenen selbst.

Drittens endet das Programm nach der ersten Runde. Personal wechselt, Angriffsmuster ändern sich, und die Aufmerksamkeit lässt nach. Awareness ist ein Dauerlauf, kein Projekt mit Abschlussbericht.

Was das für Ihre Microsoft-365-Umgebung heißt

Schulung wirkt zusammen mit der technischen Absicherung. Welche Schutzfunktionen in den einzelnen Microsoft-Plänen enthalten sind und wo sie aufhören, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben (Bietet Microsoft 365 ausreichenden Schutz?). Warum dazu ein eigenständiges Backup gehört, lesen Sie hier (Microsoft 365 Backup: Vorbereitet vor dem Ernstfall).

Awareness senkt die Zahl der Vorfälle, die überhaupt entstehen. Filter, Backup und Endgeräteschutz begrenzen den Schaden, wenn doch etwas durchrutscht. Beides gehört in dasselbe Konzept.

Security Awareness Training für Unternehmen in Südostbayern

Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen, Schulen und Behörden in Mühldorf, Altötting, Rottal-Inn, Rosenheim, Traunstein, Landshut, Erding und Passau. Die Einrichtung eines Awareness-Programms erledigen wir remote, der Aufwand für Ihre Mitarbeitenden liegt bei etwa zehn Minuten im Monat. Die Auswertung besprechen wir quartalsweise, auf Wunsch persönlich vor Ort.

Fazit

Angreifer richten sich seit Jahren nach dem Weg des geringsten Widerstands. Solange Filter und Anmeldeschutz besser werden, verschiebt sich der Angriff auf die Person am Bildschirm, zunehmend auch über Telefon und Messenger.

Security Awareness Training macht diesen Weg teurer. Es braucht dafür keine großen Budgets, sondern Regelmäßigkeit, realistische Simulationen und eine Kultur, in der ein gemeldeter Fehlklick als guter Tag gilt.

Möchten Sie wissen, wie Ihr Team auf einen realistischen Phishing-Versuch reagiert? Lassen Sie uns mit einer Ausgangsmessung starten und gemeinsam festlegen, welche Schulungsinhalte für Ihre Abteilungen sinnvoll sind. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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Schulstart ohne Technikprobleme

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Schulstart ohne Technikprobleme: Warum über die erste Unterrichtsstunde in den Sommerferien entschieden wird

Erste Stunde, erster Schultag. Die Lehrkraft schaltet das Display im Klassenzimmer ein, und es bleibt schwarz. Zwei Reihen weiter hinten meldet ein Tablet, dass es sich nicht am WLAN anmelden kann. Ein Schüler hat ein Leihgerät dabei, das noch auf den Namen eines Mitschülers läuft, der die Schule im Juli verlassen hat.

Drei kleine Störungen, zusammen rund zwanzig Minuten Unterrichtszeit. Multipliziert mit vierzig Klassen ergibt das eine Woche, in der Lehrkräfte Technik reparieren statt zu unterrichten.

Diese Probleme entstehen nicht am ersten Schultag. Sie entstehen in den sechs Wochen davor, wenn niemand die Zeit nutzt, in der die Schule leer steht. Für die IT sind die Sommerferien der einzige längere Boxenstopp im Jahr. Was dort liegen bleibt, fällt später im laufenden Betrieb an, und dann kostet es Unterrichtszeit.

Was gehört eigentlich zur Schul-IT?

Viele denken bei Schul-IT zuerst an Tablets und Displays. Tatsächlich besteht der größte Teil aus Infrastruktur, die im Unterricht niemand sieht: Serverraum oder Cloud-Dienste, Firewall, Switches, Access Points, Verkabelung, Druckserver, Verwaltungsnetz und pädagogisches Netz, Jugendschutzfilter und Benutzerverwaltung.

Dazu kommt die Ebene, mit der Lehrkräfte täglich arbeiten. Das sind die Endgeräte in den Klassenzimmern, die Schülergeräte und Ausleihkoffer, die Präsentationstechnik und die Lernplattform. Und schließlich die organisatorische Ebene: Wer darf welche Geräte nutzen, wer meldet Störungen, wer beschafft Ersatz.

An Schulen liegt die Verantwortung dafür meist geteilt. Der Schulträger, in der Regel Gemeinde oder Landkreis, finanziert die Ausstattung. Die Schule betreibt sie. Die Systembetreuung übernimmt häufig eine Lehrkraft mit wenigen Anrechnungsstunden. Diese Konstruktion funktioniert im Alltag, stößt aber an ihre Grenzen, sobald mehrere hundert Geräte zu verwalten sind.

Was passiert, wenn die Ferienarbeiten ausfallen

Die sichtbarste Folge sind Unterrichtsstörungen in den ersten Wochen. Weniger sichtbar, aber teurer, sind drei andere Punkte.

Erstens laufen Geräte ohne Updates weiter. Jedes Tablet und jedes Notebook, das den Sommer über ausgeschaltet im Schrank lag, kommt mit einem Update-Rückstand von acht Wochen zurück in den Betrieb. Wenn dann dreihundert Geräte gleichzeitig aktualisieren wollen, ist das WLAN für den Unterricht praktisch unbrauchbar.

Zweitens stimmt der Gerätebestand nach einem Schuljahr fast nie mit der Liste überein. Defekte Geräte wandern in den Keller, Ersatzbeschaffungen kommen dazu, Ausleihgeräte bleiben bei ausgeschiedenen Schülern. Ohne Inventur weiß am Ende niemand, wie viele Geräte einsatzbereit sind und welche noch Garantie haben.

Drittens fehlt oft der Blick auf die Datensicherung. Die Verwaltungsdaten einer Schule enthalten Noten, Gesundheitsdaten und Elternkontakte, also besonders schützenswerte personenbezogene Daten nach DSGVO. Wir prüfen bei Erstkontakten regelmäßig Sicherungen, die zwar laufen, aber seit Monaten niemand wiederhergestellt hat.

Sechs Aufgaben für das Ferienfenster

1. Updates und Betriebssysteme aktualisieren

Alle Geräte einschalten, aktualisieren, neu starten und prüfen. Das klingt banal, braucht bei größeren Gerätebeständen aber Zeit und einen Plan, in welcher Reihenfolge Server, Netzwerktechnik und Endgeräte an die Reihe kommen.

2. Geräte inventarisieren und Klassen neu zuordnen

Zählen, was tatsächlich vorhanden ist. Defekte aussortieren, Ausleihgeräte einsammeln, Zuordnungen für die neuen Klassen und Jahrgangsstufen setzen. Diese Aufgabe erledigt sich nicht nebenbei im laufenden Betrieb, weil die Geräte dann verteilt im Haus unterwegs sind.

3. Benutzerkonten aufräumen

Abgangsklassen deaktivieren, neue Jahrgänge anlegen, Zugänge ausgeschiedener Lehrkräfte schließen. Alte aktive Konten sind ein häufiger Prüfpunkt bei Datenschutzkontrollen und gleichzeitig ein Einfallstor, das sich mit wenig Aufwand schließen lässt.

4. Netzwerk unter Last prüfen

Ein WLAN, das mit fünf Testgeräten funktioniert, kann bei 28 Tablets in einem Raum zusammenbrechen. Messen Sie die Abdeckung in den Klassenzimmern, prüfen Sie die Auslastung der Access Points und die Bandbreite des Internetanschlusses. Gerade in älteren Schulgebäuden mit dicken Wänden zeigen sich hier immer wieder Lücken.

5. Backup testen, nicht nur kontrollieren

Ein grüner Haken im Backup-Protokoll sagt nur, dass die Sicherung durchgelaufen ist. Stellen Sie einmal im Jahr testweise Daten wieder her, am besten in den Ferien. Erst dieser Test zeigt, ob die Sicherung im Ernstfall trägt und wie lange eine Wiederherstellung dauert.

6. Ersatzbeschaffungen planen

Notieren Sie zu jedem Gerät Kaufdatum und Garantieende. Tablets im Schulbetrieb halten erfahrungsgemäß vier bis fünf Jahre, Displays deutlich länger. Wer den Austausch über mehrere Haushaltsjahre verteilt, vermeidet, dass ein ganzer Jahrgang an Geräten gleichzeitig ausfällt.

In den Ferien Im laufenden Betrieb
Große Updates und Neuinstallationen ohne Störung möglich nur abends oder am Wochenende
Inventur der Geräte alle Geräte am Standort Geräte im Haus verteilt
Netzwerkumbauten machbar kaum planbar
Störungsbehebung vorbeugend reaktiv, kostet Unterricht

Digitalpakt 2.0: Was der aktuelle Stand für Schulträger bedeutet

Der Digitalpakt 2.0 ist seit dem 1. September 2026 offiziell gestartet, nachdem alle Länder und das Bundesbildungsministerium die Verwaltungsvereinbarung unterzeichnet haben. Bund und Länder stellen bis 2030 zusammen fünf Milliarden Euro bereit, jeweils zur Hälfte finanziert. Die Vereinbarung gilt rückwirkend zum 1. Januar 2026. Mehr dazu finden Sie unter: https://www.bmbfsfj.bund.de/bmbfsfj/aktuelles/alle-meldungen/karin-prien-unterzeichnet-verwaltungsvereinbarung-zum-digitalpakt-2-0-293648

Für Schulträger ist ein Punkt neu: Gefördert wird nicht mehr nur Hardware. Bildungssoftware und Strukturen für professionellen technischen Support können ebenfalls berücksichtigt werden. Die konkreten Förderrichtlinien und Antragsverfahren regeln die Länder eigenständig, in Bayern sollen die Mittel in das pauschalierte Modell für die Schul-IT einfließen. Prüfen Sie den aktuellen Stand deshalb beim Schulträger oder beim zuständigen Ministerium, bevor Sie Beschaffungen auslösen, und dokumentieren Sie laufende Maßnahmen sorgfältig.

Betreuung von Schulen in Südostbayern

Wir betreuen Schulen, Bildungseinrichtungen und öffentliche Auftraggeber in den Landkreisen Mühldorf am Inn, Altötting, Rottal-Inn, Rosenheim, Dingolfing-Landau, Traunstein, Berchtesgadener Land und Passau. Dazu gehören u.a. Medientechnik im Klassenzimmer, Netzwerk und Serverbetrieb, die Verwaltung der Schüler- und Lehrergeräte sowie die Datensicherung und IT-Security für das Verwaltungsnetz.

Die Ferienarbeiten planen wir mit Schulleitung und Systembetreuung vor den Ferien, damit Geräte, Lizenzen und Termine rechtzeitig stehen. Im Schuljahr übernehmen wir den Support, damit die Systembetreuung wieder für den Unterricht zur Verfügung steht.

Fazit

Ob der Unterricht im September läuft, entscheidet sich im Juli und August. Updates, Inventur, Benutzerverwaltung, Netzwerkmessung und ein echter Backup-Test brauchen eine Schule ohne Betrieb, und dieses Zeitfenster gibt es nur einmal im Jahr.

Der Aufwand dafür ist überschaubar, wenn er geplant ist, und erheblich, wenn er improvisiert wird. Schulen, die ihre Ferienrunde einmal strukturiert durchlaufen haben, brauchen im Folgejahr deutlich weniger Zeit dafür, weil Inventar und Dokumentation stimmen.

Wer im Herbst über die nächsten Ferien nachdenkt, hat den besseren Plan als wer im Juli anfängt.

Möchten Sie Ihre Schul-IT vor den nächsten Ferien auf den Prüfstand stellen? Lassen Sie uns gemeinsam durchgehen, welche Arbeiten anstehen und was davon in das Ferienfenster gehört. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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IT-Inventarisierung: Überblick über Ihre IT-Infrastruktur

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Nur wer das Wichtigste kennt, kann es auch schützen

In jedem größeren Gebäude hängt im Eingangsbereich ein Feuerwehrplan. Darauf steht, wo der Hauptschalter sitzt, wo die Gasleitung abgedreht wird und welche Räume im Notfall zuerst geräumt werden. Niemand liest ihn im Alltag. Wenn es brennt, entscheidet er über Minuten.

Für die IT fehlt dieser Plan in vielen Unternehmen. Wir fragen bei Erstgesprächen regelmäßig, wie viele Geräte im Firmennetz hängen. Die Antwort lautet meist „so um die 40“. Der erste Netzwerkscan findet dann 63 aktive Systeme, darunter zwei Notebooks ausgeschiedener Mitarbeiter, einen alten Netzwerkdrucker mit Werkspasswort und einen Server, von dem niemand mehr sagen kann, welche Anwendung darauf läuft.

Genau diese Lücke ist das Problem. Sicherheitsmaßnahmen wirken nur auf Systeme, von denen Sie wissen. Ein Gerät, das in keiner Liste steht, wird nicht gepatcht, nicht gesichert und im Ernstfall auch nicht wiederhergestellt. In diesem Artikel geht es darum, wie ein belastbares IT-Inventar entsteht, welche Informationen es enthalten muss und wie Sie es aktuell halten, ohne wöchentlich eine Excel-Tabelle zu pflegen.

Was steckt hinter einem IT-Inventar?

Ein IT-Inventar ist die vollständige Aufstellung aller Systeme, die Daten Ihres Unternehmens verarbeiten, speichern oder übertragen. Dazu gehören Server und Arbeitsplätze, Notebooks im Homeoffice, Firewalls, Switches, Access Points, Drucker, Kassensysteme, Maschinensteuerungen, Smartphones und Tablets. Ebenso zählen Cloud-Dienste dazu, etwa Microsoft 365, ein CRM oder das Buchhaltungsportal beim Steuerberater.

Im Fachjargon heißt diese Sammlung Asset Management, die dazugehörige Datenbank oft CMDB (Configuration Management Database). Der Name spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass zu jedem Eintrag mehr steht als nur der Gerätename. Sinnvoll sind Standort, verantwortliche Person, Betriebssystem und Patchstand, Kaufdatum und Garantieende, Lizenzen sowie die Frage, welche Daten das System verarbeitet.

Erst diese Zusatzinformationen machen aus einer Geräteliste eine Entscheidungsgrundlage. Sie sehen dann nicht nur, dass ein Server existiert, sondern auch, dass darauf die Warenwirtschaft läuft, dass acht Mitarbeiter täglich damit arbeiten und dass der Support des Betriebssystems in vierzehn Monaten endet.

Was passiert, wenn der Überblick fehlt

Die häufigste Folge sind Backup-Lücken. Ein Systemhaus richtet die Sicherung für die bekannten Server ein, während der Notebook-Bestand oder eine Fachanwendung auf einem separaten Rechner in der Produktion außen vor bleibt. Auffällig wird das erst bei der Wiederherstellung, wenn die Daten fehlen und niemand sagen kann, seit wann.

Ähnlich verhält es sich mit Updates. Nach Angaben des BSI zählen ungepatchte Systeme weiterhin zu den häufigsten Einstiegspunkten bei Angriffen auf mittelständische Unternehmen. Ein Gerät ohne Eintrag im Inventar bekommt keine Updates, weil niemand von seiner Existenz weiß.

Hinzu kommt die regulatorische Seite. Das NIS2-Umsetzungsgesetz ist in Deutschland seit dem 6. Dezember 2025 in Kraft, ohne Übergangsfrist, und betrifft rund 29.500 Unternehmen. Zu den geforderten Risikomanagementmaßnahmen gehört eine dokumentierte Risikoanalyse. Diese setzt zwingend voraus, dass Sie Ihre Systeme kennen. Auch Cyberversicherer fragen im Antrag inzwischen nach Anzahl und Art der Endpunkte, und falsche Angaben können den Versicherungsschutz kosten.

Nicht zuletzt zahlen Unternehmen ohne Inventar oft für Lizenzen, die niemand nutzt. Bei einem Kunden mit 55 Arbeitsplätzen fanden wir elf Microsoft-365-Lizenzen, die seit über einem Jahr auf ausgeschiedene Mitarbeiter liefen.

Sechs Schritte zu einem belastbaren Überblick

1. Alle Systeme erfassen, auch die unbequemen

Beginnen Sie mit einem automatisierten Netzwerkscan und ergänzen Sie ihn um alles, was nicht dauerhaft im Netz hängt: Notebooks im Außendienst, Ersatzgeräte im Schrank, Geräte in Zweigstellen. Fragen Sie zusätzlich die Fachabteilungen. Erfahrungsgemäß tauchen dort Systeme auf, die in der IT-Abteilung niemand kennt.

2. Cloud-Dienste mit aufnehmen

Ein Großteil der Geschäftsdaten liegt heute nicht mehr im Serverraum. Listen Sie jeden genutzten Dienst mit Anbieter, Zweck, Anzahl der Konten und Vertragslaufzeit. Prüfen Sie dabei auch, wer administrativen Zugriff hat. Alte Adminkonten in Cloud-Portalen sind ein verbreitetes Einfallstor.

3. Kritikalität bewerten

Nicht jedes System ist gleich wichtig. Ordnen Sie jedem Eintrag zu, wie lange Ihr Betrieb ohne dieses System auskommt: eine Stunde, einen Tag, eine Woche. Aus dieser Einordnung ergibt sich, wo Sie in Redundanz investieren und welche Wiederherstellungszeiten Sie mit Ihrem Dienstleister vereinbaren sollten.

4. Abhängigkeiten dokumentieren

Systeme hängen voneinander ab. Fällt der Domaincontroller aus, melden sich Anwender nicht mehr an, selbst wenn der Fileserver einwandfrei läuft. Halten Sie fest, welches System welches braucht. Diese Information entscheidet im Notfall über die Reihenfolge der Wiederherstellung.

5. Lebenszyklus im Blick behalten

Notieren Sie zu jedem Gerät Kaufdatum, Garantieende und das Supportende des Betriebssystems. So planen Sie Ersatzbeschaffungen über zwei bis drei Jahre im Voraus statt kurzfristig nach einem Ausfall. Der Windows-10-Support endete im Oktober 2025, und wir betreuen bis heute Unternehmen, die einzelne Altgeräte übersehen haben.

6. Das Inventar automatisch aktuell halten

Ein händisch gepflegtes Inventar ist nach drei Monaten veraltet. Mit einem RMM-System (Remote Monitoring and Management) melden sich Geräte selbst und liefern Patchstand, Hardwaredaten und installierte Software fortlaufend. Sie prüfen dann nur noch die Ausnahmen statt die ganze Liste.

Manuelle Liste Automatisierte Erfassung
Aktualität Stand der letzten Pflege fortlaufend
Neue Geräte müssen gemeldet werden werden erkannt
Patchstand nicht enthalten pro Gerät sichtbar
Aufwand mehrere Stunden pro Monat Einrichtung plus Kontrolle
Eignung bis etwa 10 Geräte ab 15 Geräten deutlich sinnvoller

Typische Fehler aus der Praxis

In der Praxis begegnen uns immer wieder die gleichen Muster. Am häufigsten existiert ein Inventar, das jemand vor Jahren angelegt hat und das seit dem letzten Serverwechsel niemand mehr angefasst hat. Es vermittelt Sicherheit, ohne die Realität abzubilden.

Ebenso oft fehlt die Zuordnung von Verantwortlichkeiten. In der Liste steht das Gerät, aber nicht die Person, die entscheidet, ob es ersetzt oder abgeschaltet wird. Wenn dann ein Gerät als überflüssig erscheint, traut sich niemand, es vom Netz zu nehmen.

Der dritte Punkt betrifft die Ablage. Wir haben Inventarlisten gefunden, die ausschließlich auf dem Fileserver lagen, der im Ernstfall selbst verschlüsselt war. Bewahren Sie eine aktuelle Kopie außerhalb der eigenen Infrastruktur auf, zusammen mit Ihrem Notfallplan und den Kontaktdaten Ihres Dienstleisters.

Betreuung in Südostbayern

Wir betreuen Unternehmen, Schulen und öffentliche Einrichtungen in Mühldorf am Inn, Altötting, Rottal-Inn, Rosenheim, Traunstein, Landshut, Erding und Passau. Die Bestandsaufnahme steht am Anfang jeder Zusammenarbeit: Wir erfassen Ihre Systeme, bewerten Kritikalität und Patchstand und legen daraus die Prioritäten für Backup, Monitoring und Absicherung fest. Für Schulen kommt die Besonderheit hinzu, dass Geräte aus Digitalpakt-Beschaffungen häufig über mehrere Räume und Ausleihkoffer verteilt sind und eigene Erfassungsregeln brauchen.

Fazit

Ein IT-Inventar ist keine Verwaltungsaufgabe für die Ablage, sondern die Grundlage für jede weitere Sicherheitsentscheidung. Backup-Konzepte, Patchmanagement, Notfallpläne und Versicherungsnachweise setzen alle voraus, dass Sie wissen, was Sie besitzen und wie wichtig es ist.

Der Aufwand für die erste Erhebung liegt bei einem mittelständischen Betrieb erfahrungsgemäß bei einem bis zwei Tagen. Danach hält ein RMM-System den Bestand aktuell, und Sie schauen nur noch auf Abweichungen. Wer seine wichtigsten Systeme benennen kann, trifft bei Investitionen und im Störfall die schnelleren Entscheidungen.

Möchten Sie wissen, was tatsächlich in Ihrem Netzwerk läuft? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre IT-Infrastruktur aufnehmen und bewerten, welche Systeme Ihren Betrieb wirklich tragen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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Konzentrieren Sie sich auf Ihr Alltagsgeschäft: Warum Sie die IT abgeben sollten

In vielen kleinen und mittelständischen Betrieben gibt es einen Menschen, der die IT nebenbei macht. Manchmal ist es der Geschäftsführer selbst, oft ein technisch interessierter Kollege aus der Verwaltung oder der Produktionsleiter, der sich vor Jahren um den ersten Server gekümmert hat. Offiziell steht das in keiner Stellenbeschreibung. Praktisch fragt jeder ihn, wenn der Drucker streikt.

Das funktioniert erstaunlich lange. Bis der Mailserver an einem Freitagnachmittag nicht mehr erreichbar ist, das Update auf zwanzig Rechnern verteilt werden muss oder der neue Mitarbeiter am Montag einen eingerichteten Arbeitsplatz braucht. Dann fällt die eigentliche Arbeit dieses Menschen aus, und niemand hat dafür Zeit eingeplant.

Dieser Artikel zeigt, was IT nebenbei ein Unternehmen tatsächlich kostet, was hinter dem Begriff Managed Services steckt und wie die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister in der Praxis abläuft.

Was bedeutet Managed IT eigentlich?

Bei Managed Services übernimmt ein externer Dienstleister den laufenden Betrieb Ihrer IT und stellt dafür einen festen monatlichen Betrag in Rechnung. Statt einzelne Störungen abzurechnen, wenn etwas kaputt ist, kümmert sich der Anbieter darum, dass möglichst wenig kaputtgeht.

Zum Leistungsumfang gehören üblicherweise die Überwachung von Servern, Netzwerk und Arbeitsplätzen, das Einspielen von Updates, die Betreuung von Backup und Virenschutz, der Support für Ihre Mitarbeiter sowie die Einrichtung neuer Geräte. Was genau enthalten ist, regelt ein Service Level Agreement, kurz SLA. Dort stehen auch die zugesagten Reaktionszeiten.

Der wichtigste Unterschied zum klassischen Modell liegt in der Blickrichtung. Ein Dienstleister, der nach Aufwand abrechnet, verdient an Störungen. Ein Managed Service Provider verdient daran, dass es keine gibt.

Was IT nebenbei wirklich kostet

Die Rechnung wirkt auf den ersten Blick günstig: Der Kollege macht das ja mit, dafür gibt es keine Extrakosten. Der eigentliche Preis steht nur an einer anderen Stelle.

Zum einen fehlt die Arbeitszeit an ihrem eigentlichen Platz. Wer einen Vormittag mit einem Druckerproblem verbringt, bearbeitet in dieser Zeit keine Angebote und ruft keine Kunden zurück. Zum anderen bleibt das Wissen dünn. Niemand kann eine Firewall, Microsoft 365, Backups und Netzwerktechnik nebenbei auf aktuellem Stand halten. Fehler in der Konfiguration fallen deshalb oft erst auf, wenn sie Schaden anrichten.

Das größere Risiko ist die Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Fällt sie aus, ist erkrankt oder verlässt das Unternehmen, weiß häufig niemand mehr, wo die Zugangsdaten liegen oder wie die Wiederherstellung funktioniert. Wir haben solche Übergaben schon mehrfach begleitet, und der Aufwand ist regelmäßig höher als die Jahresgebühr eines Wartungsvertrags.

Was Sie von einem externen IT-Partner erwarten können

1. Störungen, die gar nicht erst entstehen

Überwachungssysteme melden volle Festplatten, ausgefallene Backups oder Serverprobleme, bevor sie im Arbeitsalltag auffallen. Ein Großteil dieser Meldungen lässt sich abarbeiten, während Ihre Mitarbeiter normal weiterarbeiten.

2. Feste Ansprechpartner und klare Reaktionszeiten

Ihre Mitarbeiter melden ein Problem und bekommen eine Rückmeldung innerhalb der vereinbarten Frist. Wer wann erreichbar ist und wie schnell reagiert wird, steht im Vertrag und hängt nicht davon ab, ob gerade jemand Zeit hat.

3. Planbare Kosten statt Überraschungen

Sie zahlen einen festen Betrag pro Monat, meist gestaffelt nach Anzahl der Arbeitsplätze. Das erleichtert die Budgetplanung erheblich, weil unerwartete Rechnungen nach jedem Zwischenfall wegfallen.

4. Sicherheit, die im Betrieb mitläuft

Updates, Backup, Virenschutz und die Prüfung von Berechtigungen gehören zum laufenden Service. Damit erledigen sich viele Themen, die sonst liegen bleiben, weil im Tagesgeschäft niemand daran denkt.

5. Beratung, wenn Entscheidungen anstehen

Steht der Austausch von Hardware an, ein Umzug oder die Einführung neuer Software, haben Sie jemanden, der Ihre Umgebung kennt. Das spart Zeit und verhindert Investitionen, die später nicht zusammenpassen.

6. Der interne Kollege bekommt seinen Job zurück

Der Mitarbeiter, der die IT bisher nebenbei betreut hat, bleibt meist der beste interne Ansprechpartner. Nur muss er nicht mehr jedes Problem selbst lösen und kann sich wieder auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren.

Wie ein Wechsel in der Praxis abläuft

Der häufigste Einwand in unseren Erstgesprächen lautet: Das ist doch viel zu aufwendig. In der Praxis läuft ein Wechsel in drei Schritten ab.

Zuerst schauen wir uns an, was vorhanden ist. Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Lizenzen, Backup. Diese Bestandsaufnahme dauert je nach Größe einen halben bis ganzen Tag und ist auch dann nützlich, wenn Sie sich anschließend gegen eine Zusammenarbeit entscheiden. Danach klären wir gemeinsam, welche Leistungen Sie brauchen und welche nicht, und halten das im Vertrag fest.

Im dritten Schritt binden wir Ihre Systeme in unsere Überwachung ein und richten die Zugänge für den Support ein. Dieser Teil läuft im Hintergrund und unterbricht Ihren Betrieb nicht. Die meisten Kunden merken vom Übergang selbst wenig. Auffällig wird der Unterschied erst danach, wenn Probleme gemeldet werden, bevor jemand sie bemerkt.

Managed IT für Unternehmen in Südostbayern

Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen, Schulen und Behörden in Mühldorf, Altötting, Rottal-Inn, Rosenheim, Traunstein, Landshut, Erding und Passau. Vieles lösen wir per Fernwartung innerhalb weniger Minuten. Wenn es vor Ort sein muss, sind wir schnell da, weil die Wege in der Region kurz sind. Ansprechpartner sind bei uns Menschen mit Namen, keine wechselnden Nummern in einem Ticketsystem.

Fazit

IT nebenbei zu betreuen funktioniert, solange nichts Größeres passiert. Der Preis dafür sind verlorene Arbeitszeit an anderer Stelle, Wissenslücken und die Abhängigkeit von einer einzelnen Person.

Mit einem festen IT-Partner verlagern Sie diese Aufgaben dorthin, wo sie hingehören, und bekommen im Gegenzug planbare Kosten und verlässliche Reaktionszeiten. Ihre Zeit gehört dann wieder Ihren Kunden.

Möchten Sie wissen, wie viel Aufwand Ihre IT aktuell tatsächlich bindet? Lassen Sie uns gemeinsam anschauen, wie Ihre Umgebung aufgestellt ist und welche Aufgaben Sie sinnvoll abgeben können. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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Bietet Microsoft 365 ausreichenden Schutz?

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Bietet Microsoft 365 Ihrem Unternehmen ausreichenden Schutz? Was die Bordmittel leisten und wo sie aufhören

Ein Fahrzeug mit Gurt, Airbag und ABS ist gut ausgestattet. Trotzdem entscheidet immer noch, wer am Steuer sitzt, wie schnell gefahren wird und ob die Bremsen jemand gewartet hat. Mit Microsoft 365 verhält es sich ähnlich: Die Sicherheitsausstattung ab Werk ist ordentlich, sie ersetzt aber weder eine bewusste Konfiguration noch die Bereiche, die Microsoft schlicht nicht abdeckt.

Diese Frage kommt in unseren Erstgesprächen fast immer irgendwann auf. Microsoft 365 ist da, es läuft, die Rechnung kommt monatlich, und niemand hat je genau geprüft, was in dem Paket eigentlich an Sicherheit enthalten ist. Meist stellt sich heraus: mehr als gedacht, aber an anderen Stellen weniger als angenommen.

Dieser Artikel zeigt, welche Schutzfunktionen Microsoft 365 mitbringt, welche vier Lücken in der Praxis regelmäßig offen bleiben und wie Sie den Zustand Ihrer eigenen Umgebung einschätzen können.

Was Microsoft 365 an Sicherheit tatsächlich mitbringt

Jeder Plan mit Exchange Online enthält Exchange Online Protection, kurz EOP. Dieser Filter blockt Spam und bekannte Schadsoftware in E-Mail-Anhängen, bevor sie im Postfach landen. Er arbeitet solide und fängt den Großteil der Massenangriffe ab.

Dazu kommt die Multi-Faktor-Authentifizierung, also die zweite Anmeldebestätigung per App oder Code. Microsoft aktiviert sie bei neuen Umgebungen inzwischen standardmäßig und erzwingt sie für administrative Zugänge. Sie ist die wirksamste Einzelmaßnahme gegen gestohlene Passwörter, und sie kostet nichts extra.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen den Plänen. Erweiterte Funktionen wie Defender for Office 365, das Links und Anhänge vor dem Öffnen prüft, oder Defender for Business für den Schutz der Endgeräte sind in Microsoft 365 Business Premium enthalten. In Business Basic und Business Standard sind sie es nicht. Viele Unternehmen arbeiten mit Standard-Lizenzen und gehen davon aus, dass diese Funktionen mitlaufen.

Vier Lücken, die in der Praxis offen bleiben

1. Ihre Daten sind nicht gesichert

Microsoft betreibt die Dienste und sorgt für deren Verfügbarkeit. Für die Sicherung der Inhalte sind Sie selbst zuständig, das steht so in den Nutzungsbedingungen. Was Microsoft bietet, sind Aufbewahrungsfristen: Ein gelöschtes Postfach bleibt 30 Tage erhalten, der Papierkorb in SharePoint und OneDrive hält Dateien 93 Tage vor. Danach ist der Inhalt endgültig weg, unabhängig davon, ob jemand versehentlich oder absichtlich gelöscht hat.

2. Gezielte Angriffe rutschen durch

Standardfilter erkennen Massenware zuverlässig. Schwieriger wird es bei der einzelnen, gut gemachten Mail: die angebliche Bitte des Geschäftsführers um eine dringende Überweisung, die täuschend echte Rechnung eines Lieferanten mit geänderter Bankverbindung. Solche Nachrichten enthalten keinen Schadcode und keinen bekannten Absender auf einer Sperrliste. Technisch sind sie unauffällig, und genau deshalb kommen sie an.

3. Endgeräte liegen außerhalb der Cloud

Microsoft schützt seine Rechenzentren, nicht Ihre Notebooks. Verschlüsselt Ransomware die lokalen Dateien eines Arbeitsplatzes, synchronisiert OneDrive die verschlüsselten Versionen anschließend in die Cloud. Die Versionshistorie hilft in einfachen Fällen, ist aber kein Ersatz für eine saubere Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt.

4. Die Konfiguration bleibt oft im Auslieferungszustand

Berechtigungen, Freigaben und Anmelderichtlinien werden bei der Einrichtung gesetzt und danach selten wieder angefasst. Über die Jahre sammeln sich Konten ausgeschiedener Mitarbeiter, weit geöffnete Freigabelinks und Administratorrechte, die längst niemand mehr braucht. Microsoft weist über den Secure Score auf viele dieser Punkte hin, allerdings nur, wenn jemand regelmäßig hineinschaut.

Was Microsoft 365 abdeckt und was Sie ergänzen sollten

Bereich Microsoft 365 Was zusätzlich nötig ist
Verfügbarkeit der Dienste Vollständig durch Microsoft Nichts
Spam und bekannte Malware Durch EOP abgedeckt Nichts
Anmeldesicherheit MFA enthalten Aktivierung und Richtlinien prüfen
Gezieltes Phishing Nur mit Business Premium Erweiterter Schutz, Awareness-Schulungen
Datensicherung Nur Aufbewahrungsfristen Eigenständiges Backup
Endgeräte Nur mit Business Premium EDR-Lösung, zentrale Überwachung
Konfiguration Empfehlungen im Secure Score Regelmäßige Prüfung

Was uns in der Praxis begegnet

Bei Bestandsaufnahmen neuer Kunden sehen wir drei Muster immer wieder. Erstens laufen Konten ehemaliger Mitarbeiter oft monatelang weiter, mit gültigem Passwort und ohne zweite Anmeldebestätigung. Zweitens existieren Freigabelinks auf SharePoint-Ordner, die für jeden mit Kenntnis der Adresse funktionieren, auch für Personen außerhalb des Unternehmens. Drittens gibt es kein Backup der Microsoft-365-Daten, weil die Aufbewahrungsfristen für eine Sicherung gehalten wurden.

Keines dieser Probleme entsteht durch Nachlässigkeit. Sie entstehen, weil niemand zuständig ist und niemand regelmäßig hinschaut. Eine Prüfung einmal im Jahr deckt solche Punkte zuverlässig auf und dauert selten länger als einen halben Tag.

Microsoft-365-Sicherheit für Unternehmen in Südostbayern

Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen, Schulen und Behörden in Mühldorf, Altötting, Rottal-Inn, Rosenheim, Traunstein, Landshut, Erding und Passau. Für Microsoft 365 heißt das: Wir prüfen Ihre Konfiguration, ergänzen Backup und Endgeräteschutz und behalten die Umgebung im Betrieb im Blick. Ansprechpartner sind bei uns Menschen aus der Region, keine Ticketnummer in einem Callcenter.

Fazit

Microsoft 365 bringt ein brauchbares Sicherheitsfundament mit, besonders bei E-Mail-Filterung und Anmeldeschutz. Was fehlt, ist die Sicherung Ihrer Daten, der Schutz vor gezielten Angriffen in den kleineren Plänen, die Absicherung der Endgeräte und eine Konfiguration, die jemand regelmäßig überprüft.

Die Antwort auf die Frage im Titel lautet also: Microsoft 365 schützt einiges gut, anderes gar nicht. Entscheidend ist, dass Sie wissen, welcher Teil bei Ihnen zu welcher Kategorie gehört.

Möchten Sie wissen, wie es um die Sicherheit Ihrer Microsoft-365-Umgebung steht? Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche Funktionen bei Ihnen aktiv sind, wo Lücken bestehen und mit welchem Aufwand Sie diese schließen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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Microsoft 365 Backup: Vorbereitet vor dem Ernstfall

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Seien Sie vorbereitet, bevor der Ernstfall eintritt: Warum Microsoft 365 ein eigenes Backup braucht

Ein Dienstagvormittag, kurz nach neun. Eine Mitarbeiterin räumt in SharePoint auf und löscht einen Ordner, der ihrer Meinung nach nicht mehr gebraucht wird. Drei Monate später fragt ein Kunde nach genau diesen Unterlagen. Der Papierkorb ist längst geleert, die Dateien sind weg. Und jetzt?

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Microsoft in solchen Fällen einspringt. Schließlich liegen die Daten ja „in der Cloud“, und Microsoft wird schon eine Sicherung haben. Diese Annahme ist verbreitet, aber falsch. In diesem Artikel erklären wir, wofür Microsoft tatsächlich verantwortlich ist, welche Risiken ohne eigenes Backup bestehen und wie Sie Ihre Microsoft-365-Umgebung mit überschaubarem Aufwand absichern.

Was steckt hinter dem Shared-Responsibility-Modell?

Microsoft betreibt Microsoft 365 nach dem Prinzip der geteilten Verantwortung, auf Englisch Shared Responsibility. Das bedeutet: Microsoft sorgt dafür, dass die Dienste laufen. Rechenzentren, Server, Verfügbarkeit und die Sicherheit der Infrastruktur liegen in Microsofts Hand. Für Ihre Daten selbst sind Sie verantwortlich.

Das ist keine Auslegungssache, sondern steht in den Nutzungsbedingungen. Microsoft empfiehlt dort sogar ausdrücklich, Inhalte und Daten regelmäßig mit eigenen Mitteln oder über Drittanbieter zu sichern.

Was Microsoft bietet, sind Aufbewahrungsfristen, keine Backups. Ein gelöschtes Benutzerpostfach bleibt standardmäßig 30 Tage erhalten, danach ist es endgültig weg. Der Papierkorb in SharePoint und OneDrive hält gelöschte Dateien 93 Tage vor. Diese Fristen helfen bei kleinen Versehen, ersetzen aber keine Datensicherung. Sie schützen weder vor Ransomware noch vor absichtlicher Löschung, und eine Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt ist damit nicht möglich.

Welche Risiken drohen ohne eigenes Backup?

In der Praxis begegnen uns vor allem vier Szenarien, in denen Unternehmen ohne eigenes Backup Daten verlieren:

Versehentliches Löschen ist der häufigste Fall. Ein Mitarbeiter löscht E-Mails, Dateien oder ganze Ordner, und niemand bemerkt es, bevor die Aufbewahrungsfrist abläuft. Gerade bei ausscheidenden Mitarbeitern passiert das oft: Das Konto wird deaktiviert, nach 30 Tagen ist das Postfach unwiederbringlich gelöscht.

Ransomware verschlüsselt zunehmend auch Cloud-Daten. Synchronisiert ein infizierter Rechner seine OneDrive-Dateien, landen die verschlüsselten Versionen in der Cloud und verdrängen die intakten.

Absichtliche Löschung kommt seltener vor, richtet aber großen Schaden an. Ein unzufriedener Mitarbeiter mit den passenden Berechtigungen kann in kurzer Zeit viel zerstören.

Rechtliche Anforderungen werden oft unterschätzt. Steuerrelevante E-Mails unterliegen Aufbewahrungspflichten von bis zu zehn Jahren. Mit den Bordmitteln von Microsoft 365 allein lässt sich das ohne teure Zusatzlizenzen kaum sauber abbilden.

Die Vorteile eines professionellen Microsoft-365-Backups

Ein eigenständiges Backup schließt diese Lücken. So profitieren Sie konkret:

1. Alle Dienste in einer Sicherung

Ein professionelles Microsoft-365-Backup sichert E-Mails und Kalender in Exchange Online, Dateien in OneDrive und SharePoint sowie Teams-Chats und Teams-Dateien. Die Sicherung läuft automatisch mehrmals täglich, ohne dass jemand daran denken muss.

2. Unabhängigkeit von Microsoft

Die Sicherungen liegen außerhalb der Microsoft-Cloud in einem separaten Rechenzentrum in Deutschland. Fällt ein Dienst aus oder wird ein Konto kompromittiert, bleiben Ihre Daten davon unberührt. Genau das meint die alte Backup-Regel, eine Kopie immer an einem anderen Ort aufzubewahren.

3. Schnelle und gezielte Wiederherstellung

Im Ernstfall zählt, wie schnell Sie wieder arbeitsfähig sind. Aus dem Backup stellen wir eine einzelne E-Mail, einen Ordner oder ein komplettes Postfach in wenigen Minuten wieder her. Auch die Wiederherstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt ist möglich, etwa auf den Stand vor einem Ransomware-Befall.

4. Lange Aufbewahrung ohne Lizenz-Tricks

Statt an die 30- oder 93-Tage-Fristen von Microsoft gebunden zu sein, bestimmen Sie selbst, wie lange Sicherungen aufbewahrt werden. Damit erfüllen Sie auch gesetzliche Aufbewahrungspflichten, ohne für jeden Nutzer teurere Microsoft-Pläne buchen zu müssen.

5. Ein fester monatlicher Preis

Das Backup läuft als Managed Service: Wir richten es ein, überwachen die Sicherungsläufe und prüfen regelmäßig, ob sich die Daten auch wirklich wiederherstellen lassen. Sie zahlen einen festen Betrag pro Nutzer im Monat und haben das Thema vom Tisch.

Typische Fehler aus der Praxis

Bei Erstgesprächen mit neuen Kunden sehen wir immer wieder ähnliche Muster. Manche Unternehmen haben gar kein Backup ihrer Microsoft-365-Daten und wissen es nicht einmal, weil sie die Aufbewahrungsfristen für ein Backup halten. Andere sichern zwar ihre lokalen Server gewissenhaft, haben die Cloud-Daten aber nie in ihr Backup-Konzept aufgenommen.

Der dritte Klassiker: Es gibt ein Backup, aber niemand hat je eine Wiederherstellung getestet. Ob die Sicherung im Ernstfall funktioniert, zeigt sich dann erst, wenn es darauf ankommt. Ein Backup ohne regelmäßige Wiederherstellungstests ist ein Versprechen ohne Beweis.

Microsoft-365-Backup für KMUs in Südostbayern

Wir betreuen kleine und mittelständische Unternehmen, Schulen und Behörden in Mühldorf, Altötting, Rottal-Inn, Rosenheim, Traunstein, Landshut, Erding, Passau und ganz Südostbayern. Die Einrichtung eines Microsoft-365-Backups dauert in der Regel weniger als einen Tag und läuft ohne Unterbrechung Ihres Betriebs. Bei Fragen sind wir persönlich erreichbar, nicht über eine anonyme Hotline.

Fazit: Vorbereitet sein, bevor der Ernstfall eintritt

Microsoft hält die Dienste am Laufen, um Ihre Daten müssen Sie sich selbst kümmern. Die eingebauten Aufbewahrungsfristen helfen bei kleinen Missgeschicken, greifen aber zu kurz, sobald Ransomware, gelöschte Postfächer oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten ins Spiel kommen.

Ein professionelles Backup für Microsoft 365 kostet pro Nutzer und Monat weniger als ein Mittagessen und nimmt Ihnen ein Risiko ab, das im Ernstfall Wochen an Arbeit und viel Geld kosten kann. Der beste Zeitpunkt dafür ist, bevor Sie es brauchen.

Möchten Sie wissen, ob Ihre Microsoft-365-Daten aktuell abgesichert sind? Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, wo in Ihrer Umgebung Lücken bestehen und wie wir sie schließen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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MSP vs. IT-Feuerwehr

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MSP vs. IT-Feuerwehr: Warum reaktive IT Ihr Unternehmen bremst – und Managed Services es beschleunigen

Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen ist ein modernes Kreuzfahrtschiff. Wenn im Maschinenraum ein Leck entsteht, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie warten, bis das Wasser knietief steht, und rufen dann panisch einen Klempner an, der nach Stundenabrechnung versucht, das Sinken zu verhindern. Oder Sie haben eine Crew an Bord, die Sensoren überwacht, Wartungsarbeiten durchführt, bevor Rost entsteht, und dafür sorgt, dass Sie mit voller Kraft Ihr Ziel erreichen.

In der IT-Welt nennen wir das erste Szenario Break & Fix. Das zweite ist das Modell eines Managed Services Providers (MSP). Für moderne Unternehmen in einer digitalisierten Welt ist die Entscheidung zwischen diesen beiden Modellen längst keine reine Kostenfrage mehr – es ist eine Frage der Existenzsicherung.

Was ist eigentlich ein MSP? Eine Definition

Ein Managed Services Provider (MSP) ist ein IT-Dienstleister, der die Verantwortung für die IT-Infrastruktur oder Teile davon proaktiv übernimmt. Im Gegensatz zum klassischen IT-Support arbeitet ein MSP nicht erst dann, wenn etwas kaputt ist.

Die Zusammenarbeit basiert auf einem partnerschaftlichen Modell mit fest definierten Leistungen (Service Level Agreements, kurz SLAs) zu einem monatlichen Fixpreis. Ein MSP wie die M-IT Systemhaus GmbH agiert als Ihre externe IT-Abteilung, die im Hintergrund dafür sorgt, dass IT-Probleme gar nicht erst entstehen.

Der Klassiker: Das „Break & Fix“-Modell (und seine versteckten Gefahren)

Viele kleine und mittelständische Unternehmen halten am Break & Fix-Modell fest, weil es sich zunächst günstig anfühlt: „Ich bezahle nur, wenn ich Hilfe brauche.“ Doch dieses Modell birgt einen fundamentalen Interessenkonflikt und hohe Risiken:

  1. Interessenkonflikt: Ihr IT-Dienstleister verdient nur Geld, wenn bei Ihnen etwas nicht funktioniert. Je mehr Probleme Sie haben, desto höher ist sein Umsatz. Proaktive Fehlervermeidung schmälert in diesem Modell seinen Gewinn.

  2. Unkalkulierbare Kosten: Eine schwere Ransomware-Attacke oder ein Serverausfall kann zu einer Rechnung führen, die Ihr Budget sprengt.

  3. Hohe Ausfallzeiten: Da der Dienstleister erst reagiert, wenn Sie ihn rufen, vergeht wertvolle Zeit zwischen dem Auftreten des Fehlers und der Behebung. In dieser Zeit steht Ihr Betrieb still.

Die Vorteile eines MSP: Warum Managed Services die bessere Wahl sind

Der Wechsel zu einem MSP wie M-IT Systeme bietet Ihnen als Unternehmer entscheidende Vorteile, die weit über technische Aspekte hinausgehen. Hier sind die wichtigsten Benefits aus Sicht unserer Kunden:

1. Maximale Verfügbarkeit durch proaktives Monitoring

Ein MSP wartet nicht auf Ihren Anruf. Durch moderne Monitoring-Tools überwachen wir Ihre Systeme rund um die Uhr (24/7). Wir erkennen eine fast volle Festplatte, ein fehlendes Sicherheitsupdate oder eine ungewöhnliche CPU-Auslastung, bevor Ihr Team eine Störung bemerkt. Wir lösen das Problem im Hintergrund, während Sie ungestört weiterarbeiten.

2. Planbare Kosten und „Flatrate-IT“

Vorbei sind die Zeiten von Überraschungsrechnungen. Bei einem MSP zahlen Sie eine feste monatliche Pauschale pro Gerät oder Nutzer. Das macht Ihre IT-Ausgaben zu 100 % kalkulierbar.

  • Investition statt Reparatur: Sie wandeln unvorhersehbare Investitionskosten (CapEx) in planbare Betriebsausgaben (OpEx) um.

3. Sicherheit auf Enterprise-Niveau

Cyberkriminalität ist heute die größte Bedrohung für den Mittelstand. Ein Break & Fix-Dienstleister schließt oft nur die Sicherheitslücken, die er gerade sieht. Wir als MSP implementieren ein ganzheitliches Sicherheitskonzept:

  • Automatisiertes Patch-Management

  • Managed Firewall und Endpoint Protection

  • Regelmäßige Backup-Prüfungen (Desaster Recovery)

    Wir sorgen dafür, dass Ihre Abwehrschilde immer hochgefahren sind – automatisch und ohne manuelles Zutun Ihrerseits.

4. Fokus auf Ihr Kerngeschäft

Sind Sie Geschäftsführer oder IT-Feuerwehrmann? Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter sich ständig mit Druckern, langsamen PCs oder Mail-Problemen beschäftigen müssen, kostet das wertvolle Produktivität. Ein MSP hält Ihnen den Rücken frei. Sie konzentrieren sich auf Ihr Wachstum, wir auf die Technik.

5. Strategische Partnerschaft und Skalierbarkeit

Ein MSP ist mehr als ein Dienstleister – wir sind Ihr Partner. Wir beraten Sie strategisch: Welche Cloud-Lösung macht Sinn? Wie können wir Prozesse durch Digitalisierung optimieren? Wenn Ihr Unternehmen wächst, skaliert Ihre IT einfach mit. Neue Mitarbeiter werden per Knopfdruck ins System integriert.

Break & Fix vs. MSP im direkten Vergleich

Hier sehen Sie auf einen Blick, wie sich die beiden Modelle unterscheiden:

Merkmal Break & Fix (Reaktiv) Managed Services (Proaktiv)
Philosophie „Ich repariere, was kaputt ist.“ „Ich sorge dafür, dass nichts kaputt geht.“
Kosten Unvorhersehbar, oft hoch bei Notfällen. Monatliche Fixpreise, volle Planungssicherheit.
Reaktionszeit Abhängig von der Verfügbarkeit des Technikers. Definierte SLAs (garantierte Reaktionszeiten).
IT-Sicherheit Oft lückenhaft, Fokus auf Symptombekämpfung. Ganzheitlich, präventiv und immer aktuell.
Geschäftsbeziehung Dienstleister profitiert von Fehlern. Partner profitiert von Stabilität (Win-Win).

Warum die M-IT Systemhaus GmbH Ihr idealer MSP-Partner ist

Wir verstehen, dass IT kein Selbstzweck ist. Sie muss funktionieren – lautlos, sicher und effizient. Unser Managed Service Ansatz ist darauf ausgelegt, Ihnen die Sorgen um die IT komplett abzunehmen.

Wir setzen auf modernste Technologien, um Ihre Infrastruktur zu härten und Ihre Prozesse zu beschleunigen. Dabei verlieren wir nie den persönlichen Kontakt aus den Augen. Wir sind nicht nur eine anonyme Hotline, sondern Ihr vertrauensvoller Ansprechpartner vor Ort.

Fazit: Zeit für den Wechsel?

Das Break & Fix-Modell ist ein Relikt aus einer Zeit, in der die IT nur ein nettes Hilfsmittel war. Heute ist die IT das Nervensystem Ihres Unternehmens. Ein Ausfall ist teurer denn je.

Managed Services bieten Ihnen die Sicherheit, Effizienz und Planbarkeit, die Sie benötigen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Es ist der Schritt von der „Schadenbegrenzung“ hin zur „Zukunftssicherung“.

Möchten Sie wissen, wie viel Potenzial in Ihrer IT steckt?

Lassen Sie uns gemeinsam analysieren, welche Managed Services Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Erstgespräch!

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Wartungs- und Pflegezuschuss für Schul-IT

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So profitieren Schulen & Schulträger von professioneller IT-Betreuung

Die digitale Ausstattung von Schulen ist heute unverzichtbar. Interaktive Displays, Tablets, schulische Netzwerke, WLAN, Server, Lernplattformen und Verwaltungssoftware gehören längst zum Schulalltag. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung wächst auch der Aufwand für Wartung, Pflege und Betrieb der Schul-IT.

Genau hier setzt der Wartungs- und Pflegezuschuss des Freistaats Bayern an – und eröffnet Schulträgern die Möglichkeit, ihre IT professionell betreuen zu lassen, ohne zusätzliche finanzielle Belastungen.

Was ist der Wartungs- und Pflegezuschuss für Schulen?

Der Freistaat Bayern unterstützt Schulaufwandsträger bei der technischen Betreuung der schulischen IT-Infrastruktur mit einem jährlichen Pauschalzuschuss.

Der Zuschuss ist ausdrücklich für die technische Wartung und Pflege der digitalen Bildungsinfrastruktur vorgesehen. Dazu zählen unter anderem:

  • Betreuung von Schulnetzwerken und Servern

  • Wartung von PCs, Notebooks, Tablets und Präsentationssystemen

  • Administration von Benutzerkonten und Zugriffsrechten

  • Updates, Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutz

  • Fehlerbehebung und technischer Support im Schulalltag

Für Schulträger bedeutet das: Planbare Mittel für einen dauerhaft stabilen IT-Betrieb.

Schul-IT im Alltag: Eine wachsende Herausforderung

In vielen Schulen wird die IT noch immer nebenbei betreut – häufig durch engagierte Lehrkräfte oder kommunale Mitarbeiter, die diese Aufgabe zusätzlich zu ihren eigentlichen Tätigkeiten übernehmen. Das führt oft zu bekannten Problemen:

  • Fehlende Zeit für regelmäßige Wartung

  • Verzögerte Problemlösungen im Unterricht

  • Hohe Abhängigkeit von einzelnen Personen

  • Sicherheits- und Datenschutzrisiken

  • Keine klare Vertretungsregelung bei Ausfällen

Gerade in Grund- und Mittelschulen mit begrenzten personellen Ressourcen ist dies eine enorme Belastung. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an IT-Sicherheit, Verfügbarkeit und Datenschutz stetig.

Externer IT-Dienstleister für Schulen: Die nachhaltige Lösung

Der Wartungs- und Pflegezuschuss kann gezielt dafür eingesetzt werden, einen externen IT-Dienstleister mit Spezialisierung auf Schulen zu beauftragen. Das bietet entscheidende Vorteile für Schulträger und Schulen.

1. Kostenneutral oder mit minimalem Eigenanteil

Durch die Pauschale pro Schüler und Jahr lässt sich die IT-Betreuung häufig vollständig finanzieren. Je nach Schulgröße und technischer Ausstattung ist eine professionelle Betreuung oft kostenneutral oder nur mit einem geringen zusätzlichen Invest verbunden.

2. Entlastung von Lehrkräften und Verwaltung

Lehrkräfte und Systembetreuer können sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: Unterricht, Pädagogik und Schulentwicklung. Technische Probleme werden zuverlässig vom externen Partner übernommen – ohne Zeitverlust für das Kollegium.

3. Höhere Ausfallsicherheit und stabile Systeme

Professionelle IT-Dienstleister arbeiten mit klaren Wartungsplänen, Monitoring-Systemen und definierten Reaktionszeiten. Das sorgt für:

  • Weniger Unterrichtsausfälle

  • Schnelle Hilfe bei Störungen

  • Regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen

  • Langfristig stabile IT-Infrastruktur

4. Datenschutz und IT-Sicherheit auf professionellem Niveau

Schulen verarbeiten sensible personenbezogene Daten. Ein spezialisierter Schul-IT-Dienstleister kennt die datenschutzrechtlichen Anforderungen und sorgt für:

  • DSGVO-konforme Systeme

  • Sichere Benutzer- und Rechteverwaltung

  • Schutz vor Cyberangriffen und Datenverlust

  • Regelmäßige Sicherheitsupdates

Warum Spezialisierung auf Schul-IT entscheidend ist

Nicht jeder IT-Dienstleister ist automatisch für Schulen geeignet. Schulische IT unterscheidet sich deutlich von klassischer Unternehmens-IT. Ein spezialisierter Partner bringt entscheidende Vorteile:

  • Erfahrung mit pädagogischen Netzwerken und Schulsoftware

  • Kenntnisse der schulischen Abläufe und Unterrichtszeiten

  • Verständnis für besondere Anforderungen von Grund- und Mittelschulen

  • Abstimmung mit Schulträgern, Schulleitungen und Systembetreuern

Diese Spezialisierung sorgt für reibungslose Zusammenarbeit und praxisnahe Lösungen.

Für wen lohnt sich der Wartungs- und Pflegezuschuss besonders?

Der Zuschuss richtet sich an alle Schulaufwandsträger in Bayern, insbesondere:

  • Städte und Gemeinden als Schulträger

  • Grund- und Mittelschulen

  • Schulverbände

  • Kommunale Zweckverbände

Gerade kleinere Kommunen profitieren davon, da sie sich keine eigene IT-Abteilung aufbauen müssen, aber dennoch eine professionelle Betreuung sicherstellen können.

So unterstützen wir Schulträger und Schulen

Als externer IT-Dienstleister mit Fokus auf Schulen begleiten wir Schulträger ganzheitlich:

  • Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur

  • Entwicklung eines maßgeschneiderten Betreuungskonzepts

  • Laufende Wartung, Pflege und Support

  • Transparente Kostenmodelle und klare Ansprechpartner

Unser Ziel ist es, die Schul-IT zuverlässig, sicher und zukunftsfähig zu betreiben – und dabei die verfügbaren Fördermittel optimal zu nutzen.

Fazit: Fördermittel sinnvoll nutzen und Schul-IT professionalisieren

Der Wartungs- und Pflegezuschuss bietet Schulträgern eine einmalige Chance, die technische Betreuung ihrer Schulen nachhaltig zu verbessern. Mit dieser Förderung lassen sich professionelle IT-Dienstleistungen finanzieren, die Lehrkräfte entlasten, die IT-Sicherheit erhöhen und den Schulbetrieb stabilisieren.

Wer heute auf einen spezialisierten externen IT-Dienstleister setzt, schafft die Grundlage für funktionierende digitale Bildung – ohne zusätzlichen organisatorischen oder finanziellen Aufwand.

👉 Jetzt kostenlose Erstberatung vereinbaren und erfahren, wie der Wartungs- und Pflegezuschuss für Ihre Schule oder Kommune optimal eingesetzt werden kann!

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